Ein Gastbeitrag von Christiane Mühmel, Raum und Zeit, Ulm
Wie bearbeiten Sie eigentlich Ihren Posteingang?
Sind sie auch ein „Hochstapler“ (jemand der die Fingerfertigkeit besitzt Papier und Unterlagen in extrem hohen Stapeln zu sammeln) oder eher ein „Vielstapler“ (jemand der eher viele kleinere Stapel macht, so dass man die ursprüngliche Farbe des Schreibtisches nur noch an wenigen Stellen erahnen kann)?
Wo landet eigentlich Ihre Post? Damit meine ich alle Unterlagen, CD’s, Zeitschriften…etc. die Ihnen jemand geben möchte, egal ob das nun der Chef, ein Kollege oder aber wirklich die Post ist.
Es klingt banal, aber schon die Einrichtung eines wirklichen „Posteingangs“ in Form einer Ablageschale mit eindeutiger Beschriftung, wirkt oft Wunder. Wenn Sie das noch mit sämtlichen „Briefboten“ abklären, können Sie so verhindern, dass Sie zukünftig neue Post an allen möglichen und unmöglichen Stellen (z.B. auf der Tastatur, direkt auf dem Stuhl, unter dem Tisch, etc.) suchen müssen.
Schließlich haben Sie für Ihren Postboten Zuhause doch sicher auch einen Briefkasten beschafft oder fänden Sie’s spannender Briefe täglich unter der Fußmatte, im Garten oder hinter der Regenrinne zu suchen?
Ähnliches tun wir oft, bei der Bearbeitung der Eingangspost im Büro. Und noch viel schlimmer, wir bearbeiten unsere Eingangspost höchst seltsam:
Beispielsweise nehmen wir diverse Unterlagen vom Stapel – aber alles, was uns gerade nicht interessiert, alles worüber wir keine Entscheidung treffen möchte, alles wozu wir keine Zeit haben legen wir einfach wieder zurück! Bestenfalls auf einen neuen Stapel, im schlimmsten Fall zurück zu den „ungesichteten Unterlagen“.
Tun Sie das Zuhause auch? Wenn Sie z.B. eine Rechnung nicht bezahlen möchten, stecken Sie diese dann auch zurück in den Briefkasten? Sicherlich nicht! Wieso aber machen wir uns das Leben an unserem Arbeitsplatz dann oft so schwer?
Also:
- den Eingang täglich leeren
- alles sofort bearbeiten, was weniger als 5 Minuten Zeit in Anspruch nimmt
- alles andere zu Projekten oder sonstigen Vorgängen zuordnen und dann entsprechend bearbeiten
- und am allerwichtigsten: NIE – gar NIE – wieder etwas zurück legen!!!
Christiane Mühmel
Raum und Zeit
Tel: 0731-380 56 67
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